P.E.C. - Consigli

[joe]

Ciao a tutti, da un associazione di volontariato mi dicono che sarebbe necessario dotarsi di account PEC per via delle nuove norme inerenti la fatturazione elettronica. Si tratta di associazione di pubblica assistenza senza p.iva, affiliata appunto ad anpas.
Non ne so molto, ma da come ho capito la PEC è una banale casella di posta che però ha valore legale come la raccomandata e/r e gli account hanno anche un costo annuale con ben altre limitazioni rispetto all'attuale bravo account gmail che l'associazione usa per la corrispondenza.

Insomma dobbiamo sottoscrivere un account PEC e, visto che è a pagamento... avete qualche consiglio prima di scegliere il primo che trovo?
Aruba? Non so eh la butto lì perchè dopo una ricerca volante in rete sono finito sul loro sito...

Grazie in anticipo!

[aschenaz]

Se non si prevede molto traffico, guarda le offerte di Poste Italiane: a quanto ne sappia io, sono le più economiche.
Non se se sia consentito per un'associazione, ma, secondo me, basterebbe l'account base dei privati a circa 5,00 € l'anno...

[Trotto@81]

Uso la PEC di Poste Italiane e confermo l'economicità a fronte di un servizio ottimo.

[joe]

Contate che a noi serve per il discorso fattura elettronica quindi i nostri "fornitori", se ho ben capito dovranno inviarci copia delle fatture in formato xml da "decriptare". E visto che l'associazione da dei servizi di trasporto ordinario a pagamento, tipo dismissioni da ospedale, accompagnamento a visite... Penso che anche attualmente debba emettere fattura, anche se non abbiamo p.iva, devo chiedere per maggiori dettagli, ad ogni modo se non ho capito male probabilmente anche l'associazione deve essere in grado di far pervenire all'agenzia entrate le fatture digitali che dovrà emettere per i servizi a pagamento che ha fornito all'utenza.

Ho visto che su aruba c'è un servizio fatto apposta per visionare le fatture elettroniche pervenute alla nostra casella PEC sottoscritta con loro.
Io sono particolarmente ignorante sull'argomento fattura elettronica... Ma metto in evidenza l'argomento perchè a noi serve principalmente per quel motivo: ricevere fatture elettroniche dai fornitori o inviare comunicazione all'agenzia entrate delle nostre emissioni per servizi a privati.
Tenete anche conto che se c'è un servizio palesemente migliore di un altro e costa 5 euro in più all'anno per noi non è un problema, cioè sempre meglio spendere meno, ma per 5 euro/anno di differenza praticamente è uguale. L'importante è non avere rogne o limitazioni particolari.

[Trotto@81]

Purtroppo l'unico servizio che ho usato è quello di Poste, personalmente non potrei fare confronti con altri provider.

[Kronos]

Per prima cosa ti consiglio di verificare che l'associazione sia veramente obbligata ad emettere fatture in formato elettronico; se è così il modo migliore per gestire il tutto è quello di dotarsi di uno qualunque tra i programmi di fatturazione elettronica che consentono non solo di creare i file xml criptati ma anche d'interfacciarsi direttamente con il sistema d'interscambio dell'agenzia delle entrate senza utilizzare la pec.
Se invece la necessità è solo quella di ricevere fatture emesse da altri allora una qualunque casella pec va più che bene.
Le specifiche della pec del resto sono disciplinate per legge e quello che cambia da un provider all'altro è solo il costo in base alla capienza della casella acquistata.
Al limite, in base all'offerta, possono essere previsti dei servizi aggiuntivi come, ad esempio, un sistema di notifiche tramite sms o un antivirus incluso nel prezzo.

Personalmente uso, ormai da diversi anni, una casella acquistata con l'offerta base di Aruba - 1 giga a poco più di 5 euro in caso di primo acquisto e poco più di 7 per il rinnovo annuale - e mi trovo bene sia dal punto di vista della capienza che per quanto riguarda il servizio offerto (e, da avvocato, ne faccio un uso professionale).

Un'ultima cosa, se un domani ci fosse l'esigenza di configurare un account pec su thunderbird ricordati di installare l'estensione thunderpec.
Questo perchè senza quella estensione thunderbird non sarebbe in grado di gestire in maniera corretta eventuali allegati inviati con le pec. Giusto per farti capire, nel caso della fattura elettronica, il destinatario non vedrebbe il file xml in allegato ma solo una serie di simboli incomprensibili nel corpo della pec.

[joe]

Informazioni più che utili!
Hai ragione sul fatto dell'emissione di fattura, non ne sono certo, può darsi che i pagamenti per i trasporti e servizi figurino come offerte, oppure che in realtà vengano versati all'anpas... o altro, sono solo ipotesi, non so, so solo che l'associazione non è passiva iva, ha solo codice fiscale. Mi informo...
Invece la pec ci serve sicuramente per le fatture che emettono altri per beni servizi prestazioni ecc che ci hanno fornito: tipicamente manutenzione mezzi, acquisto materiale medicale vario. In questo caso noi saremmo banali clienti non passivi di iva, a noi dovrebbero solo arrivare le fatture dei fornitori sulla PEC. Mi informo meglio ma da quanto hai scritto probabilmente è questo il caso.
Grazie della risposta!

[joe]

Allora aggiorno un attimo. Come sospettava Kronos non emettiamo fattura ma semplici "note di rimborso".
La pec ci serve solo per le fatture che altri emettono verso di noi.
Abbiamo scelto di sottoscrivere Aruba... Da quanto ho letto funziona bene e per pochi spiccioli in più all'anno non ci cambia nulla, anche se per le 20 30 mail di fatture che riceviamo in un anno anche i 100mb di postecert sarebbero bastati e avanzati.

Vediamo un po' che dati richiedono siccome la sottoscriviamo per un'associazione...

[Trotto@81]

Postecert la uso tramite GMail e lo spazio non è un problema.

[rik70]

Uhm....
se non sei un operatore/soggetto passivo IVA non devi avere una PEC.

In questo caso, chi vende deve fare la fattura elettronica, consegnarti una copia cartacea e indicarti dove puoi visionare l'originale per ragioni fiscali - ovvero: sito dell'Agenzia dell'entrate, a cui puoi accedere con codice fiscale + eventuali PIN/SPID/POC/PUC/PLUTO/PAPERINO .

[Kronos]

rik70 ha assolutamente ragione e sottoscrivo in pieno il suo intervento.

Il problema, come al solito, è nella prassi...
Da quello che ho potuto vedere in questi ultimi mesi, tutti i soggetti che sono obbligati all'emissione di fatture in formato elettronico si sono dotati di quei famosi programmi ai quali facevo riferimento nel mio precedente intervento.
Questi programmi però, per funzionare al meglio, richiedono che venga compilata una scheda anagrafica dettagliata per ciascun cliente con l'indicazione della pec o, in alternativa, del codice univoco destinato alla ricezione delle fatture nel caso in cui il cliente utilizzi, a sua volta, un software per gestire la fatturazione.

Ovviamente questi programmi di fatturazione permettono di emettere la singola fattura senza dover per forza richiamare il cliente dal database creato in precedenza, per l'utente medio però tutto richiede più attenzione e c'è sempre il rischio di combinare un guaio. E questo, secondo me, è il motivo per cui i vari operatori economici chiedono a tutti i loro clienti, o almeno a quelli abituali, di indicare un indirizzo di posta elettrica certificata: non per un obbligo normativo ma perchè "il programma" vuole che venga indicata la pec nell'anagrafica del cliente.

In ogni caso ad una associazione un indirizzo pec può tornare utile in molti casi che nulla hanno a che vedere con la fatturazione elettronica - ad esempio per comunicare con le pubbliche amministrazioni - e può permettere di risparmiare sul costo di eventuali raccomandate.

[joe]

Guarda, non vorrei indagare troppo a fondo del perchè mi hanno chiesto un amano per sottoscrivere una PEC per l'associazione, la spiegazione che hai dato anche tu è più che convincente e con tutta probabilità sarà così. Per mia ignoranza siccome si tratta di fatto di una onlus affiliata ad anpas, una pubblica assistenza insomma, sono portato a dubitare che potrebbero esserci altri inghippi, anche se non siamo passivi IVA.
Su quello che scrivevi nel seguito, circa l'utilità della PEC, ci sarebbe qualche obiezione da fare: ovvero la tendenza di chi si occupa dell'ufficio è prevalentemente "cartacea" e le innovazioni vengono prese con un leggero... panico!
D'altra parte si tratta di volontari e già va bene così visto che vi dedicano il loro tempo a gratis, in più non parliamo di ragazzini con smartphone all'occhiello che se arriva una mail la stampano su carta e la ripongono in archivio. E per carità, va più che bene, però ecco da qui a proporre di inviare le raccomandate con la PEC invece di andare in posta è tutta un'impresa. Ad ogni modo magari pano piano si può cercare di "fare pressione" e qualche volta qualche altro volontario più tecnologico potrebbe sfruttare anche la PEC, questo sì. Siccome in definitiva costa poco, si può fare...
Comunque grazie per i chiarimenti, chiederò più informazioni a chi mi ha chiesto l'attivazione della PEC.
Grazie ancora!

[brg]

Anche io sono un utente di Postecert. Costa talmente poco che, fossi la ONLUS, un'account lo farei comunque.

[rik70]

Alla fine credo anch'io che, tenuto conto del costo irrisorio, è più 'semplice' attivare una PEC.

In questo modo, se l'associazione ha necessità delle fatture 'valide a fini fiscali', se le trova già belle e pronte in allegato alla posta certificata piuttosto che andarsele a prendere ogni volta nel sito dell'Agenzia delle Entrate.

[ponce]

spero di non andare troppo off topic, ma una delle cose di cui, secondo me, vale la pena di tener conto al momento di acquistare un servizio del genere e' legata a uno dei punti "dolenti" delle PEC e cioe' l'archiviazione esterna delle stesse.
il provider di PEC offre uno storage limitato per le email, quindi presto si presentera' la necessita' di archiviarle per liberare spazio: al momento in cui le PEC verranno spostate altrove, su gmail o che altro, non avranno piu' valore legale, perche' non saranno piu' applicabili i sistemi di verifica garantiti dal provider.
nel caso di un'associazione che ha bisogno di farsi spedire le fatture il problema e' relativo, pero' ci sono situazioni in cui questo aspetto e' essenziale e quindi vale la pena acquistare servizi piu' "capienti".